NVE bruker Public360 arkiv- og saksbehandlersystem med elektronisk journalføring til elektronisk lagring av dokumenter. Public360 er et arkiv- og saksbehandlingssystem fra leverandøren Tieto som følger offentlige standarder (NOARK).

Arkivleder er delegert ansvar for arkivholdet i NVE både funksjonelt i saks- og arkivsystemet, og for eldre papirarkiver. Rutiner for bruk av saks - og arkivsystemet er utarbeidet. Ansvaret for systemet (system, funksjon og drift) følger en intern ansvarsfordeling.

Respektive avdelingsdirektører følger opp at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med rutinene.
NVE behandler personopplysninger for å oppfylle våre lovpålagte oppgaver etter bl.a. NVEs sektorregelverk, forvaltningslov, offentlighetslov, arkivlov og personopplysningslov.

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger.

Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven. Opplysninger som er nødvendig for behandling av klagesaker vil bli utlevert til Olje- og energidepartementet som er NVEs klageinstans.

Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger.

NVE har avlevert eldre historisk arkivmateriell til Riksarkivet / Statsarkivene, og ansvaret for dette materiellet er da overført til depotinstitusjonen. Dette gjelder kun materiell som er gammelt nok til å avleveres.

NVE er pålagt å gjøre sine offentlige postjournaler tilgjengelig for allmennheten på Internett. En journal er en systematisk og fortløpende registrering av alle inngående og utgående saksdokumenter. Journalene gjøres tilgjengelig på en felles portal som kalles eInnsyn. Det betyr at det er en samordning av offentlige postjournaler i en tjeneste på internett som er allment tilgjengelig.

I offentlighetsforskriften § 7, jf § 6 fjerde ledd, er det spesifisert en del opplysninger som ikke skal framgå av offentlig journal og journaler som legges ut på nettet. Videre er det fastsatt at personnavn ikke skal kunne søkes fram i OEP når innførselen er eldre enn ett år.

Vi gjør oppmerksom på at forespørsler om innsyn blir arkivert i saksbehandlingssystemet (P360).

Om informasjonskapsler (cookies) på nve.no